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Jobprofile: Wie du sie zielführend erstellst und benutzt

Header Illustration Jobprofile

Was arbeitest du eigentlich? Den Jobtitel zu nennen ist keine große Kunst, für einen selbst sind die damit einhergehenden beruflichen Aufgaben selbstverständlich, immerhin übt man sie jeden Tag aus. Möchte man Leuten, die nicht vom Fach sind, seinen Job auf den Punkt erklären, merkt man schnell: Das ist gar nicht so leicht. In Unternehmen ist ein Überblick über die Aufgaben und Kompetenzen der Mitarbeiter:innen jedoch essenziell – für Transparenz in der Personalentwicklung sollen Jobprofile sorgen.

Basis für Feedbackgespräche

Das Erfassen von Aufgaben eines Jobs ist ein zeitaufwendiger und umfangreicher Hergang. Soll man nun einen Tätigkeitsbereich beschreiben, von dem man selbst nicht viel Ahnung hat, erschwert dies den Prozess zusätzlich. Personaler können von dieser Herausforderung ein Lied singen. Für ein erfolgreiches Wachstum und die zukünftige Festigung eines Unternehmens ist eine strategische Personalentwicklung der Mitarbeiter:innen und damit einhergehend die Erstellung von Jobarchitekturen allerdings ein grundlegender Bestandteil. Sie unterstützen HRler vor allem bei Feedbackgesprächen und Rollenbesetzungen, denn sie:

  • bieten Transparenz und verschaffen einen Überblick über Anforderungen einer Rolle
  • helfen bei der Definierung und Dokumentation von Aufgaben und Skills
  • dienen als Anhaltspunkt zur Messung der Arbeitsleistung
  • helfen zukünftige Lernziele und -ergebnisse zu definieren

In Theorie ergibt das Sinn, in der Praxis bleiben die allermeisten Jobprofile nach der Erstellung allerdings in der metaphorischen (oder tatsächlichen) Schublade liegen und werden nicht zielführend genutzt. Woran liegt das? Diese Frage wollen wir in diesem Artikel beantworten.

Jobarchitekturen erstellen: Problematik und Lösung

Oft verfolgt die Herangehensweise an die Jobprofilerstellung einen verkehrten Ansatz, denn die meisten Jobprofile bestehen lediglich aus einer Auflistung von Aufgaben der Mitarbeitenden. Das bringt in der Realität jedoch weder Personalentwickler:in noch Mitarbeiter:in einen wirklichen Nutzen. Möchte man wirklich herausfinden, welche Fertigkeiten einen Job ausmachen und wie man sie weiterentwickelt, müssen Jobprofile in direkten Zusammenhang mit Karrierewegen UND Lernen gesetzt werden und gleichzeitig stets für Lernende und Führungskräfte präsent sein. Der Fokus sollte auf einem konkreten Entwicklungsangebot für die Lernenden liegen, damit Karrierewege und die Schritte, die auf dem Weg zum Ziel liegen, greifbar aufgezeigt werden.

Jobprofil und Karrierepfade vereinen

Karrierepfade oder -wege sind vom Arbeitgeber angebotene Karriereoptionen, beispielsweise die Entwicklung vom Junior zum Senior. Auf dem Weg werden mehrere Stationen durchlaufen, in denen verschiedene Aufgaben und Qualifikationen vorausgesetzt werden. Ein Karrierepfad muss sich allerdings nicht auf einen Fachbereich beschränken, sondern kann auch eine berufliche Umorientierung bezeichnen. Karrierepfade sind im Grunde eine Kombination aus Jobprofilen und somit eine Kombination aus Skills und Anforderungen.

Für eine zielorientierte Entwicklung im Job sollen sich Mitarbeiter:innen wie aus einem Pool voller Skills diejenigen herausfischen können, die für den Job relevant sind. So können sie sich selbstständig fortbilden und Personaler:innen können bei Feedbackgesprächen mit dem Personal konkretere Aussagen treffen, wie: „Beschäftige dich mehr mit dem Bereich XY. Wir stellen dir passendes Lernmaterial zur Verfügung, mit dem du den Skill XY lernen kannst“. Wie man Karrierepfade zielführend in der Praxis erstellt und warum sich Lernpfade optimal für ihre Darstellung eignen, sehen wir im Folgenden.

Jobarchitekturen durch Lernpfade abbilden

In Growify bilden wir Karrierewege in Form von Lernpfaden ab. Beispiel: Es soll ein Karrierepfad für das Jobprofil Talent Acquisition Specialist erstellt werden. Dieser setzt sich aus den einzelnen Rollen Talent Acquisition Specialist Junior, Talent Acquisition Specialist Intermediate und Talent Acquisition Specialist Senior zusammen, die jeweils durch separate Lernpfade abgebildet werden können.

Lernpfade sind eine Auflistung, Kombination und Anordnung von Lernelementen, die dem Lernenden eine strukturierte Orientierung und Vision seiner zukünftigen Entwicklung aufzeigen und ihn zum Lernen motivieren sollen. Sie verbinden Skillsets, Skills und Anforderungen und fügen sie zu einer logischen Struktur zusammen. Erforderliche Skills und Aufgaben einer Rolle werden in Beziehung zueinander gesetzt und verknüpfen in EINEM System den Prozess des Karrierepfadbauens mit Lernen und Wissensaneignung. Außerdem begünstigen Lernpfade den Prozess des Metalernens, wobei sich die Organisation ihrer zahllosen Fertigkeiten sowie deren Strukturen bewusst wird.

Struktur eines Lernpfades

Skillset: Kategorie von zusammenhängenden, arbeitsbezogenen Fertigkeiten

Skill: arbeitsbezogene Fertigkeit, die durch Anforderungen erlernt, in der Praxis trainiert und ausgebaut wird, um den Lernenden spezifische Kompetenzen im Arbeitsalltag mitzugeben

Anforderungen: konkrete Aufgaben mit einer Beschreibung

Prozess hinter der Lernpfaderstellung

Wie setze ich diese Einzelbestandteile nun so zu einem Lernpfad zusammen, dass den Mitarbeiter:innen mögliche Karrierewege aufzeigt werden und gleichzeitig der gewünschte Lernerfolg gesichert wird? Die einzelnen Schritte sehen grob wie folgt aus:

  1. Festlegung des zu erarbeitenden Lernpfades
  2. Stellenbeschreibungen als Grundlage recherchieren
  3. Brainstorming
  4. Clustern

Lernpfade zu erstellen ist ein komplexer Prozess und sollte jeweils in Zusammenarbeit von Job Owner und Editor:in erarbeitet werden. Für einen Wissenstransfer und eine Wissensreflexion schließen sich hierzu idealerweise Tandems aus einer Expertin und einem Lernenden zusammen.

Wissensaustausch Editor und Job Owner

Job Owner oder Wissensträger:innen sind Leute, die sich in diesem Profil bewegen. Das bedeutet, um einen Lernpfad für eine Rolle zu erstellen, muss man mit Leuten zusammenarbeiten, die diese Rolle innehaben. Editor:innen verwalten nach einem Onboarding durch Growify eigenständig die Erstellung von Lernpfaden.

Lernpfad Step by Step

Bevor mit der Lernpfaderstellung begonnen wird, erklärt ein:e Editor:in den Job Ownern, den genauen Sinn von Growify und welche Ziele erreicht werden sollen. Zur Veranschaulichung des Prozesses arbeiten wir mit einem Beispiel, in dem unsere Growify Lernpfadexpertin Nelli die Rolle der Editorin einnimmt und für ein Unternehmen einen neuen Lernpfad für das Jobprofil Talent Acquisition Specialist erstellen will.

Nach einer selbstständigen Vorabrecherche und der Nutzung vorhandener Stellenbeschreibungen und -ausschreiben, schließt sich Nelli mit zwei Job Ownern des Unternehmens zusammen: einem Junior und einem Senior Talent Acquisition Specialist. Durch zielgerichtete Fragestellungen erstellt sie zunächst eine grobe Bestandsaufnahme der Aufgaben, Aufgabenbereiche und Skills des Jobprofils und visualisiert diese.

Brainstorming-Prozess eines Lernpfades

Der Vorteil mit zwei Job Ownern aus unterschiedlichen Wissensständen zu arbeiten liegt darin, dass für einen Junior neu Gelerntes noch präsenter im Gedächtnis ist als für einen Senior und somit aus verschiedenen Blickwinkeln über die Tätigkeiten berichtet wird.

Konkrete Fragen, die Nelli als Editorin den Wissensträgern in unserem Beispiel stellt:

  • In welche Aufgabengebiete kann man deinen Job aufteilen?
  • In welche konkreten Aufgaben kann man die Aufgabengebiete aufteilen (Oberbegriffe)?
  • Lassen sich hier bereits Skills ableiten?
  • Mit welchen Systemen arbeitet ihr?
  • Wie gehst du beim Einlernen einer Person vor?

Durch zielgerichtete Fragen nach dem WAS und dem WIE und dadurch entstehende Diskussionen erfolgt im stetigen Wechsel die iterative Zuordnung, Strukturierung und Ableitung von Lernpfadbausteinen. Dies macht den Hauptprozess der Lernpfaderstellung aus.

Individuelle Karrierepfade

Die Erstellung jedes Lernpfades ist ein individueller Prozess, in dem es darum geht herauszufinden, welche Skills für ein Jobprofil benötigt werden und wie man diese erlernen kann. So ergibt sich für das Profil Talent Acquisition Specialist beispielsweise Kandidat:innen Management als ein Skillset, bei dem sich das Screening von Bewerbungsunterlagen als Skill und das Bewerten von Arbeitszeugnissen als Anforderung ableiten lässt.

In unserem Beispiel sieht die Konversation zwischen Editorin Nelli und den Job Owner wie folgt aus:

Nelli: Wie kann ich als Junior:in verstehen, wie das Screening von Bewerbungsunterlagen funktioniert und wie komme ich so schnell wie möglich an das Ziel selbst Screenings durchzuführen?

Job Owner: Löse folgendes Fallbeispiel mit Lebensläufen, setze dich mit der Zeugnissprache in Deutschland auseinander etc“. 

Individuelle Karrierepfade

Die Erstellung von Lernpfaden ist sehr unterschiedlich. Für einen kompletten Karrierepfad inklusive einzelner Aufgabengebiete ist der Erstellungsprozess deutlich umfangreicher als nur für einen einzelnen Skill; nicht jeder Lernpfad muss sehr umfangreich und komplex sein. Growify Lernpfade helfen in beiden Fällen, die Ergebnisse am Ende strukturiert abzubilden und eine Übersicht über die notwendigen Kompetenzen verschiedener Rollen zu erlangen und Mitarbeiter:innen gezielte Weiterentwicklungsmöglichkeiten zu bieten.  Du kannst einzelne Bestandteile beliebig erstellen und kombinieren und in verschiedenen Lernpfaden (wieder)verwenden.

Karrierewege und Jobprofile übernehmen im HR-Bereich zurecht eine Anker-Funktion. Für die Mitarbeiterentwicklung und -förderung bilden sie eine wichtige Basis. Woran sie meistens scheitern, ist die richtige Anwendung bzw. die fehlende Relation von Profildefinition und Lernen. Den Mitarbeitenden zu sagen, in welchen Bereichen sich gebessert werden muss, ohne Lernmöglichkeiten und Material für die praktische Anwendung bereitzustellen, wirkt auf das Personal wenig motivierend. Bei Growify haben wir eine Lösung für dieses Problem gefunden. Wir zeigen dir gerne, wie du mit Lernpfaden die Jobprofile der Belegschaft mit Lernen verknüpfst und deiner Personalentwicklung Struktur verleihst.

Jobprofile meistern

Über den Autor
Jessica Christ

Jessica ist Content Creator und Marketing Expertin mit sprachwissenschaftlichem Hintergrund. Als Content Managerin bei Growify ist sie stets auf der Suche nach Inspiration für neuen Content rund um Corporate Learning, um neues Wissen mit anderen zu teilen und selbst zu lernen. Following the Growify mindset #lifelonglearning

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